Van document naar data

Veel data, informatie en kennis van een organisatie ligt verborgen in moeilijk toegankelijke Word en PDF documenten. Datagedreven werken en het voeden van slimme AI toepasingen is moeilijk te implementeren op basis van een grote netwerkschijf vol documenten. Het verbeteren van de vindbaarheid en herbruikbaarheid van informatie begint bij het begin, het moment waarop de documenten gemaakt worden. Hoe pak je dat aan? En wat doe je met de grote verzameling bestaande documenten?

Netwerkschijven vol Word en PDF documenten

Elke organisatie herkent het: op het interne netwerk zijn meerdere gedeelde schijven beschikbaar met de informatie en kennis van de organisatie. Het is moeilijk om in de mappenstructuur je weg te vinden. Zoekvoorzieningen zijn niet aanwezig of ontoereikend. Het vinden van relevante informatie kost veel tijd.

En als je een document vindt, is onduidelijk of dit een definitieve versie betreft. En in een document van 33 pagina's is het niet snel duidelijk waar de relevante informatie te vinden is.

Veel organisaties proberen hiervoor een oplossing te vinden door document management systemen, zoeksystemen en Sharepoints te implementeren. Deze systemen vormen de pleisters op een probleem dat beter bij de bron van de documenten kan worden aangepakt.

Van document naar data

Als je iets wilt terugvinden, kun je het maar beter goed opbergen. Het toekennen van tags en metadata aan documenten is niet genoeg. Door documenten op te delen in bruikbare, betekenisvolle stukken, neemt vindbaarheid en bruikbaarheid toe. Als bijvoorbeeld de genomen besluiten in de notulen van een vergadering zijn semantisch zijn gemarkeerd, kunnen deze stukjes informatie (of data) ook afzonderlijk worden gebruikt of gelinkt. Een zoekmachine vindt een specifiek besluit, in plaats van de hele notulen. Of in de notulen van de volgende vergadering kan worden verwezen naar het specifieke besluit met een link, zonder dit de kopiëren of nogmaals te beschrijven. Dit scheelt zoektijd en levert samenhangende informatie op die het makkelijk maakt om tot de bron terug te traceren of compliancy aan te tonen.

Hoe pak je dat aan?

In projecten voor ministerie van BZK (wetten.nl) en diverse uitvoeringsorganisaties (PUC) hebben we processen ingericht om al bij het maken van informatie structuur aan te brengen. En bijvoorbeeld automatisch en redactioneel verwijzingen te maken naar wet- en regelgeving, jurisprudentie (ECLI) en beleid.

Hoewel dit een technisch vraagstuk lijkt te zijn, is het dat niet. De techniek om te structureren en te linken is simpel. Het is ingewikkeld om mensen zover te krijgen om, bij het maken van informatie en kennis, rekening te houden met het gebruik van hun werk door hun collega's. Dit is echter makkelijker omdat nu de maker van een goed gestructureerd document wordt beloond met directe feedback op compliancy, suggesties voor links met ander werk en automatische verrijking.

Coherenza heeft veel ervaring met structureren en correleren van informatie en kennis voor kennisintensieve organisaties.

Het verbeteren van de toegang tot bestaande collectie documenten op netwerkschijven is altijd onderdeel van het project, waarbij met slimme technologie zoveel mogelijk herkenbare structuur en relaties worden aangebracht.

Resultaat

Veel kennismanagement projecten mislukken omdat degene die het werk moet doen om kennis te delen, niet direct wordt beloond. Nieuwe technologie zoals Linked Data en slimme taal- en analyse toepassingen, maken het mogelijk om niet alleen veel handwerk te voorkomen, maar ook om kennisdelen direct te belonen.

De beloning voor de organisatie is dat voor alle medewerkers data, informatie en kennis sneller vindbaar is, makkelijker kan worden hergebruikt en dat AI toepassingen beter kunnen worden gevoed.

Het toefje slagroom is een aantoonbare compliancy en transparantie die ontstaat door informatie expliciet aan elkaar te relateren met semantische links, of "knowledge graphs" zoals Google ze noemt.

Van document naar data

Netwerkschijven vol Word en PDF documenten

Op deze pagina

Van document naar data

Hoe pak je dat aan?

Resultaat

Vervolg

Meer weten over dit onderwerp?

Over Coherenza

Contact

Recente Berichten

Handige Informatie